Como estruturar um evento PACCO?

Participar de feiras e eventos é uma ótima oportunidade para se conectar pessoalmente com o público-alvo e vender nossos produtos fora da internet ou de revendas parceiras. Além de conquistar novos clientes, esse tipo de exposição pode proporcionar um novo entendimento sobre o nicho de mercado.

São três diferentes tipos de eventos realizados pela PACCO.

1 - Evento em revenda 
A loja contrata o serviço de ativação - personalização , para isso é necessário ter um bom histórico de recompra, boa exposição de marca e divulgação do evento com antecedência. 

2- Evento B2B
O cliente corporativo contrata a ativação - personalização para os produtos comprados com a sua logo a fim de criar uma experiência ainda  mais única e exclusiva. 

3 - Institucionais
 Feiras e eventos onde a PACCO participa com o intuito de apresentar, divulgar e realizar vendas para o consumidor final e lojistas.  

No entanto, essas participações que parecem simples não são nada fáceis e requerem muita organização e planejamento. Por isso montamos o manual de eventos da PACCO para facilitar e ajudar nas ativações! 

Defina os objetivos do evento

Os objetivos do evento devem contemplar os resultados esperados pela empresa. De maneira geral, são três objetivos possíveis: 

1. Relacionamento
2. Divulgação/exposição de marca
3. Geração de negócios

Tenha esses três como foco principal!

Análise e entenda o público-alvo de cada evento

Essa análise deve corresponder às expectativas traçadas nos objetivos. Assim, se o objetivo for gerar vendas, identifique o perfil do visitante para criar uma comunicação clara e direta ao apresentar a marca. Entenda as suas necessidades e apresente de forma encantadora. 

Um outro dado importante é saber o número de visitantes esperados para cada tipo de evento durante todo o período de exposição. Essa informação ajudará a montar o time que irá trabalhar durante o evento sem sobrar ou faltar ajuda. 

Como coordenar a logística do evento?

Entenda o formato e local de cada evento

Essa etapa é crucial para o sucesso da marca na participação do evento. Para garantir a exposição adequada no formato desejado, comece com três perguntas básicas:

• O local tem a infraestrutura necessária ou precisamos criar/ levar?
  O layout escolhido tem a "cara" da marca?
  O projeto condiz com o orçamento disponível?

A qualidade dos serviços oferecidos, a capacidade e a infraestrutura do local são pontos importantes para a criação do projeto do stand. Vários aspectos precisam ser avaliados: confira a seguir um checklist completo para ser bem-sucedido nesse trabalho.

Quando der, invista em um Stand Portátil! 

Experiências bem-sucedidas começam com um modelo de estande que seja fácil de transportar. Procure por displays de exibição com rodas embutidas ou que sejam leves ou pequenos o suficiente para serem transportados em um carrinho.

Alguns eventos oferecem a estrutura, enquanto outros as disponibilizam mediante locação ou indicam montadoras.

As mesas articuladas, por exemplo, são fáceis de transportar para diferentes eventos, mas prefira modelos duráveis. Não se esqueça também dos itens de sinalização, iluminação e exposição, responsáveis por atrair o público para o seu stand.

Os estandes portáteis facilitam na montagem e desmontagem nos eventos, mas você pode "treinar" esses processos antes, monte o espaço todo em uma área correspondente a do evento. Para isso, basta medir o tamanho do stand e montar tudo como você quer que fique no dia do evento. Não esqueça de sinalizar cada display e caixa com etiquetas informando os produtos que serão respectivamente exibidos e armazenados.

Por fim, desenhe a montagem final em um esquema, que poderá ser consultado no dia do evento, poupando-lhe o esforço de pensar onde cada produto e acessório deverá ficar.

Decoração

Uma boa decoração pode garantir o encantamento dos participantes e transmitir os valores da empresa. Por isso, é muito importante passar a ideia de modernidade e inovação, sempre adequando as ideias ao perfil do público e ao objetivo do evento.

Para que os objetivos do evento sejam atingidos, a decoração do espaço muitas vezes é tão importante quanto o conteúdo, pois garante uma atmosfera favorável à recepção das mensagens. Valorize essa fase da organização!

Voltagem e disposição de tomadas

Certifique-se da voltagem e número de tomadas que estarão disponíveis para a disposição de equipamentos. Nunca deixe que os fios possam ficar no caminho para não correr o risco de atrapalhar o caminho. 

1. Máquina de Laser
2. Note book máquina de laser 
3. Carregadores de celulares 
4. Note Book caixa 
5. Máquina de cartão de crédito 
6. Tablet expositor conteúdo 

Embale de forma inteligente

Prefira empacotar seus produtos com embalagens que funcionem como acessórios decorativos, como caixas decoradas, caixotes ou até mesmo malas antigas. Se isso não for possível organize as caixas de forma que os produtos ocupem o menor espaço possível e reduza o número de volumes que devem ser transportados. 

Separe nas caixas os tipos de produto e já os leve devidamente etiquetados com o nome e valor de venda.

Assim, chegando ao evento, você consegue desembalar e exibir os produtos com mais rapidez, já que eles estão armazenados de acordo com os critérios que você definiu previamente. Simples e prático!

Deixe tudo organizado

Caixas e sacolas que não forem destinadas à exibição dos produtos devem ser escolhidas com cautela. Dê preferência para caixas que possam ser empilhadas e, assim, armazenadas com mais facilidade. As bolsas dobráveis também são ótimas para transportar itens macios e podem ser guardadas dentro de outra bolsa ou sacola maior. 

Lembre-se de sempre levar panos pretos que vão até o chão. Assim, você poderá camuflar caixas e itens inesperados. 

Além dos produtos, também é importante organizar os materiais de apoio. Leve com você os itens que não podem faltar, como:

• Agua Equipe
• Cadeados 
• grampeador
• sacola de presente
• calculadora
• Crachás
• carregador de celular
• cabos de extensão
• fita adesiva
• fita dupla face
• alfinetes
• Uniforme
• Cronograma Impresso funcionários
• pochetes
• tesouras
• extrator de grampo 
• chave de fenda
• rolo tira-pelos
• canetas e marcadores
• ataduras
• lenços umedecidos
• bloco de notas
• calculadora
• aspirina
• lenços de papel
• toalhas de papel
• fita métrica
• prendedores de papel
• sacos de lixo

CLIQUE AQUI E VEJA A PLANILHA EDITÁVEL PARA O CHECKLIST

Tenha uma caixa exclusiva para esses materiais de apoio, pois assim já ficam sempre a mão e você não precisará se preocupar em reorganizar uma lista de materiais para cada evento.

Controle seu estoque

No cenário ideal, você não quer ficar sem produtos, mas também não deseja levar para o evento um volume de estoque tão grande que deixe seu estande bagunçado. Resista à tentação de levar tudo "apenas para garantir"!

Chega um ponto em que você precisa parar de acrescentar itens ao estoque que vai levar a um evento. A quantidade apropriada de mercadorias depende do número estimado de pessoas que deverão comparecer. Uma forma de calcular o volume de acordo com modelo e unidade de itens é através das vendas do site. 
Pegar o mesmo período (dias de eventos), dias de vendas no site X número de compras. 
Considerar aproximadamente 10% de vendas sobre o número e visitantes da feira. 

Quanto mais você vender, menos produtos terá de guardar e embalar ao final da feira. Além disso, evite vender produtos do mostruário até o final do dia: peça para o cliente comprar o produto que ele quer ali mesmo, mas por meio do site da sua loja.

Se decidir o que levar já é difícil, imagine manter o controle desse estoque no evento! Faça uma lista de tudo o que você está levando e utilize um sistema para acompanhar tanto o estoque quanto as vendas. Ele pode ser algo bem simples, como uma planilha. Outra opção é cuidar para que esses dados fiquem disponíveis em seu software de PDV. 

Além de ajudar você a selecionar os produtos certos para os próximos eventos, o controle de estoque disponibilizará as informações necessárias para que você faça novos pedidos junto aos fornecedores para reabastecer o estoque.

Não se esqueça de verificar a quantidade disponível de suprimentos (sacolas, material para embalar os produtos dos clientes e blocos de recibos) e de reabastecer os itens necessários antes do próximo evento. 

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Acesso e segurança

Ao montar o Stand, garantir que os produtos possam ficar expostos de forma segura sem que haja o risco de furto. 

Para eventos em que os produtos ficam de um dia para o outro, devemos criar um estoque seguro e com chave para evitar roubo. 

Limpeza

Faça uma checagem constante dos cestos de lixo, mesas e prateleiras para evitar que o espaço acumule sujeira e descarte dos visitantes como copinho, plástico, pratos e guardanapos. 

Varrer o chão entre os intervalos da visita e manter tudo limpo e organizado garante uma boa impressão! 

Acessos e horários para montagem e desmontagem

Para não ter surpresas na hora de montar e desmontar o Stand, verifique os acessos e horários permitidos para o trabalho da equipe logística. Se a montagem e decoração demandarem materiais pesados, por exemplo, é necessário carrinho para o transporte. 

Viabilize o transporte e hospedagem da equipe

1. Traslado de chegada e saída

Combinar com antecedência a forma de transporte de cada um dos colaboradores para se organizarem em relação a horário de chegada e saída do evento. 

2. Hospedagem

Se for preciso fornecer hospedagem para os funcionários, verificar com antecedência as tarifas e datas disponíveis dos hotéis. Se o evento for em outra cidade ou local mais afastado, negociar preços especiais para a equipe. É sempre mais conveniente que a maioria se hospede nos mesmos lugares e o mais próximo possível do evento. 

3. Alimentação

Estipular o valor diário para alimentação de cada funcionário.

Como estruturar a estratégia de marketing?
 

1. Defina uma programação/ativação relevante

O maior impacto do evento será causado pela divulgação e conteúdo. Estudar o perfil do público para garantir uma programação relevante, capazes de gerar mídia espontânea e ecoar mesmo após o evento.

1. Prepare um material digital pré, durante e pós evento

Uma boa presença digital é essencial para divulgar o evento, criar engajamento e alavancar as vendas tanto online como presencial. Divulgar nas redes sócias! 

1. Convites especiais

Aproveite as inscrições disponíveis para presentear convidados especiais como profissionais da área da saúde, clientes, fornecedores e ou parceiros. 

1. Aposte no marketing de conteúdo

Muitas pessoas não saem de casa sem a certeza de que a ocasião vai valer a pena, o que pode ser provado por meio de conteúdos relevantes focados nos interesses e necessidades da persona.

Por isso, o marketing de conteúdo é uma excelente estratégia para atrair potenciais interessados no stand da PACCO e fidelizá-los logo depois.

1. Benefícios e sorteios inovadores

Além de agradar os visitantes do evento, presentes especiais e sorteios bem contextualizados servem para prolongar a lembrança da marca. Por isso, devem ser inovadores e úteis no dia a dia das pessoas.

Uma forma de atingir esse objetivo é apostar em Digital Swag Bags, a nova sensação do mundo corporativo. São pacotes digitais de brindes como conteúdo online exclusivos e vale-presentes digitais. Você pode enviá-los por e-mail ou por aplicativos. 

Além de encantar os clientes com recursos de baixo custo e alto valor agregado, a economia de papel ainda transmite o valor da sustentabilidade. 

1. Proporcione um networking diferente

Feiras e eventos são ótimas oportunidades de se fazer networking e capturar oportunidades de negócios. O popular cartão de visitas sempre foi protagonista dessa situação, mas já existem métodos mais inovadores e práticos para gerenciar contatos, como o Collect, da mobLee.

Por meio dessa ferramenta, é possível não apenas reunir informações dos participantes, mas também gerar dados e apontar tendências que podem ser utilizadas como poderosos argumentos de venda no futuro.

Também é um recurso bastante útil para medir o volume de visitantes e negócios realizados no evento. 

1. Faça uma pesquisa de satisfação

Um breve questionário enviado aos visitantes por e-mail ou disponibilizado no local do evento em totens ou tablets é sempre muito útil para capturar impressões, medir a satisfação do público e obter insights para planejamentos futuros.

1. Promova engajamento

Após o evento, você precisa garantir que o conteúdo apresentado continue ecoando e que os relacionamentos firmados se fortaleçam cada vez mais. Mantenha contato com os clientes enviando conteúdos e lançamentos por exemplo. 

Como promover um evento com o valor da sustentabilidade?

Todos os anos, milhares de eventos são realizados no Brasil e o impacto ambiental gerado por eles é substancial: aglomerações sempre produzem uma grande quantidade de lixo e uso de recursos naturais não renováveis.

Algumas medidas simples podem mostrar ao público que as PACCO se preocupa com esse impacto e busca soluções para amenizá-lo. Confira:

Cheque o descarte correto do lixo

Providencie lixeiras de materiais recicláveis e certifique-se de que terão o tratamento adequado.

Evite o uso de papel e comunicação impressa

Aposte em recursos digitais: banners, panfletos, fichas de cadastro e ingressos de papel podem ser facilmente substituídos por aplicativos. O Collect também pode ajudar a economizar o papel dos cartões físicos.

Evite desperdícios

Calcule corretamente a quantidade de brindes, comes e bebes, por exemplo, para evitar os desperdícios. Além de prejudicarem o meio ambiente, o desperdício desses recursos ainda representam custos desnecessários.

Como fazer o planejamento financeiro?

Analise a estrutura de custos

A realização de um evento contemplará dois tipos de custos: fixos e variáveis.

Os custos fixos independem da quantidade de participantes: se o público do dia for menor que o esperado, essas despesas não mudarão. É o caso das despesas relacionadas ao aluguel do espaço, stand, decoração, transporte, estacionamento, hospedagem e alimentação da equipe. 

Já os custos variáveis são proporcionais ao público recebido, como brindes e presentes. 

Levante todos esses dados para definir o investimento total necessário, que deve contemplar todos os custos fixos e custos variáveis. Reserve também um valor específico para imprevistos, que sempre podem acontecer. Nunca trabalhe com o orçamento no limite!

Permutas

Trabalhar com parte do pagamento em permuta de produtos é um formato interessante para PACCO. O que significa menor custo e divulgação da marca. 

Ajuste o orçamento conforme as prioridades do evento

Uma vez que você tem clareza sobre os objetivos e prioridades do evento, fica mais fácil equacionar as receitas e despesas. Reavalie sua estrutura de custos sempre que necessário para que o evento não fique barato ou caro demais.

Pesquise e negocie com fornecedores

Nunca feche com a empresa que enviou o primeiro orçamento. Faça cotação com, pelo menos, três fornecedores de cada categoria e negocie ao máximo para obter as melhores condições de contrato.

Acompanhe todos os gastos em uma planilha

Registre todos os gastos em uma planilha, colocando lado a lado o gasto previsto e o realizado, cuidando para que os números reais sejam sempre menores ou idênticos aos previstos.

Assim, você garante mais tranquilidade durante todo o gerenciamento do projeto e tem tempo hábil para reavaliar o orçamento sempre que houver alguma inconsistência na estrutura de custos.

Lembre-se que a viabilidade da ideia inicial será influenciada por todas essas questões. Portanto, compreenda a realização de um evento e feiras de negócios como uma jornada de muitas avaliações e mudanças de rota.

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Mãos à obra!

Participar de eventos presenciais é uma ótima maneira testar novos produtos, vender mais, fazer relacionamento e ampliar a visibilidade da marca. Com um bom planejamento, tudo será menos estressante e bem-sucedido.